Beschaffung des HIO-Publisher — vergaberechtlich vorbereitet.
Die Einführung neuer Software scheitert an Hochschulen selten an der fachlichen Notwendigkeit, sondern an komplexen Vergabeverfahren, unklaren Leistungsbeschreibungen und Rückfragen-Schleifen. Wir haben alles vorbereitet — Handreichung zur Beschaffung und Muster-Vergabevermerk liegen fertig vor.
Zwei Dokumente. Ein klarer Weg.
Beschaffungsunterlagen — sofort verfügbar.
Wir stellen Ihnen die Unterlagen unverbindlich zur Verfügung. Damit haben Beschaffung und Vergabestelle alles Relevante in der Hand. Fürs inhaltliche Gespräch zum HIO-Publisher bleiben wir an Ihrer Seite.
Beschaffungsunterlagen-Paket
Handreichung zur Beschaffung & Muster-Vergabevermerk
Wir senden Ihnen beide Dokumente gemeinsam per E-Mail. Damit können Sie zusammen mit der IT und der Beschaffung einfach entscheiden — ohne Rückfragen bei uns.
Handreichung zur Beschaffung für Hochschulen
- Vertragsart und Beschaffungsgegenstand
- Vollständiger Leistungsumfang
- Preisstruktur mit allen Positionen
- Datenschutz: AVV und TOMs
- Abgrenzung der Verantwortlichkeiten
Muster-Vergabevermerk
- Beschaffungsgegenstand und Bedarfsbegründung
- Wirtschaftlichkeitsargumentation
- Auftragswert- und Preisermittlung
- Verfahrenswahl mit Optionen
- Gründe für die Produktauswahl
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Muster-Vergabevermerk
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Handreichung zur Beschaffung für Hochschulen
Fragen vorab? info@hio-publisher.de
Für alle Beteiligten
Warum Hochschulen das schätzen.
Beschaffung, IT, Kommunikation und Hochschulleitung profitieren — jeder auf seine Weise.
Beschaffung & Vergabe
Klar definierter Beschaffungsgegenstand
- Standardprodukt, keine Projektvergabe
- Vorbereitete Unterlagen, geringe Rückfragen
- Klare Preisstruktur, schnell bearbeitbar
- Muster-Vergabevermerk einsatzbereit
IT & Rechenzentrum
Standardsoftware statt Eigenentwicklung
- Betrieb in Ihrer Infrastruktur
- Dokumentierte Architektur
- Support und Updates inklusive
Hochschulleitung
Kalkulierbar
- Festes Jahresentgelt, kein Projektbudget
- Kein Risiko durch Eigenbau
- Schnelle Entscheidungsfähigkeit
- Nachhaltige Digitalisierung
Kommunikation
Aktuelle Inhalte ohne Doppelerfassung
- Konsistente Daten auf der Website
- Schnellere Pflegeprozesse
- Bessere Außendarstellung
- Keine Redaktions-Schleifen mehr
Vertragsgrundlage
Klare Vertragsstruktur von Beginn an.
Der HIO-Publisher wird als bestehendes Standardprodukt bereitgestellt — auf einer Vertragsgrundlage, die Vergabestellen kennen und akzeptieren.
HIS eG empfiehlt den HIO-Publisher als Schnittstelle von HISinOne zu TYPO3.
Vorgesehene Vertragsgrundlage
EVB-IT Überlassung Typ B
Zeitlich befristete Überlassung von Standardsoftware.
- Nutzungsrecht für die Vertragslaufzeit
- Erstlaufzeit 12 Monate, automatische Verlängerung
- Kündigungsfrist 6 Monate zum Laufzeitende
- Updates im Entgelt enthalten
- Weiterentwicklung nach Herstellerroadmap
- Betrieb in Infrastruktur der Hochschule
- AVV und TOMs als Anlage inklusive
Es handelt sich ausdrücklich nicht um
- Individualentwicklung oder Werkvertrag
- Arbeitnehmerüberlassung
- Cloud-Hostingvertrag
- Mehrjähriges IT-Großprojekt
- Unübersichtliche Mischverträge
Sondern um
Eine nachvollziehbare, wirtschaftliche Standardsoftwarebeschaffung im Unterschwellenbereich.
So haben sich u. a. Universität Hohenheim, Jade Hochschule und Universität Kassel entschieden.
So einfach geht es
Typischer Beschaffungsablauf.
Typisch 4 Wochen bis Vertragszeichnung
Vorbereitung
-
1
Unterlagen anfordern
Handreichung zur BeschaffungHandreichung zur Beschaffung und Muster-Vergabevermerk per E-Mail anfordern. Wir versenden innerhalb eines Werktags.
-
2
Interne Prüfung
AbstimmungBeschaffung, IT und Fachbereich stimmen sich intern ab. Die Unterlagen sind so vorbereitet, dass kaum Rückfragen entstehen.
Vertrag
-
3
Beschaffungsweg festlegen
VerfahrenswahlDirektauftrag oder Verhandlungsvergabe — abhängig von Wertgrenze, Landesrecht und interner Beschaffungsordnung.
Nettowert 8.277 € — meist im Unterschwellenbereich.
-
4
Vertragszeichnung
EVB-IT Typ BEVB-IT Überlassung Typ B vorausgefüllt. Nur Auftraggeberdaten ergänzen, AVV und TOMs liegen als Anlage bei.
Integration
-
5
Einführung
Go-LiveBereitstellung in Ihrer Infrastruktur per Zoom-Session. Support, Updates und Releasepflege ab Tag 1 inklusive.
Wertgrenzen
Direktauftragsschwellen nach Bundesland.
Ob Sie den HIO-Publisher direkt beauftragen können oder ein Vergabeverfahren brauchen, hängt an der Wertgrenze Ihres Landes. Zum Vergleich: Der Netto-Jahreswert beträgt 8.277 €, der konservative 48-Monats-Wert nach § 3 Abs. 11 VgV 33.108 €.
| Bundesland | Direktauftrag (netto) | Rechtsgrundlage · Gültigkeit |
|---|---|---|
| Baden-Württemberg | 100.000 € | VwV Beschaffung · befristet bis 01.10.2027 |
| Bayern | 100.000 € | Art. 20–21 BayWiVG · befristet bis 31.12.2029 |
| Berlin | 75.000 € | BerlAVG · 2. Änderungsgesetz, seit 18.06.2026 |
| Brandenburg | 100.000 € | VV zu § 55 LHO · seit 17.06.2025 |
| Bremen | 3.000 € | § 5 Abs. 2 TtVG · Anhebung auf 100.000 € beschlossen |
| Hamburg | 5.000 € | HmbVgRL Ziff. I.5 · Anpassung angekündigt |
| Hessen | 100.000 € | HVTG 2026 · seit 25.06.2026 |
| Mecklenburg-Vorpommern | 100.000 € | VgMinArbV M-V · seit 03.03.2026 |
| Niedersachsen | 20.000 € | NWertVO · Novelle auf 100.000 € im Landtag |
| Nordrhein-Westfalen | 50.000 € | Landesbehörden und -einrichtungen · seit 01.02.2026 |
| Rheinland-Pfalz | 50.000 € | VwV Öffentliches Auftragswesen · seit 01.01.2026 |
| Saarland | 100.000 € | Vergabeerlass 2025 · seit 01.07.2025 |
| Sachsen | 50.000 € | SächsVergabeG · seit 01.01.2026 |
| Sachsen-Anhalt | 100.000 € | AwVO · seit 07.11.2025 |
| Schleswig-Holstein | 50.000 € | SHVgVO · seit 16.05.2026 |
| Thüringen | 30.000 € | ThürVVöA · seit 28.03.2025 |
Stand: Juli 2026. Alle Werte netto (ohne Umsatzsteuer).
Wertgrenzen können sich ändern und werden hier nach bestem Wissen gepflegt. Verbindliche Auskunft über die für Sie geltende Wertgrenze erteilt Ihre Vergabestelle; Verfahrenswahl und vergaberechtliche Würdigung liegen bei ihr.
Bereits im produktiven Einsatz — u. a. an:
Preisstruktur
Transparente Preise, keine Überraschungen.
Alle Preise sind Bruttopreise inkl. 19 % MwSt. Der vergaberechtlich relevante Nettowert für den Schwellenvergleich beträgt 8.277 € (§ 3 Abs. 1 UVgO).
Position 1
Basislizenz HIO-Publisher
Inkl. Pflege, Updates, Support, Dokumentation — 12 Monate
Position 2
TYPO3-Integrations-Consulting
OptionalFür Hochschulen mit laufendem Website-Projekt. 60 Tage Direktkanal, 3 Consulting-Sessions.
Position 3
Ab Monat 13
Fortführung Nutzungsrecht, alle Updates und Support. Kündigungsfrist 6 Monate.
Alle Preise inkl. 19 % Umsatzsteuer. Nettowert Basislizenz: 8.277 €. Für die vergaberechtliche Auftragswertschätzung nach § 3 UVgO ist der Nettobetrag maßgeblich. Die konkrete Verfahrenswahl richtet sich nach Wertgrenze, Landesrecht und hochschulinterner Beschaffungsordnung.
Abgrenzung
Wer liefert was.
Klare Verantwortlichkeiten — von Anfang an dokumentiert.
WEBTEAM LEIPZIG (Auftragnehmer)
- Bereitstellung der Standardsoftware
- Produktpflege und Updates im Standardumfang
- Technischer Support gemäß Vertrag
- Kompatibilität zu HISinOne-Releases
Ihre Hochschule (Auftraggeberin)
- Bereitstellung der Zielinfrastruktur
- Interne Freigaben und Datenschutz
- Benutzer- und Rollenverwaltung eigener Systeme
- Website- und CMS-Betrieb
Dritte Dienstleister
- TYPO3-Agentur, sofern separat beauftragt
- Hosting-Partner, sofern extern
- Webrelaunch-Projektsteuerung
- Redaktionelle Leistungen
Beschaffungsunterlagen jetzt anfordern.
Wir stellen Ihrer Hochschule alle Unterlagen unverbindlich bereit. In der Regel können Beschaffung, IT und Verwaltung direkt entscheiden.