Die Bedeutung von Kooperation bei der Implementierung von FIS

Die Digitalisierung hat auch vor Hochschulen nicht Halt gemacht. Mit ihr sind die Anforderungen an die Verwaltung, Dokumentation und Bereitstellung von Informationen exponentiell gestiegen. Ob es sich um Publikationen, Forschungsprojekte oder Personendaten handelt, der Bedarf an effizienten Systemen ist enorm.
In diesem Kontext werden Forschungsinformationssysteme (FIS) oft als die perfekte Lösung präsentiert. Sie sollen alle relevanten Forschungsdaten bündeln, die Verwaltung erleichtern und die Sichtbarkeit der wissenschaftlichen Arbeit verbessern. Viele Hochschulen sind daher dabei, solche Systeme einzuführen. Doch was in der Theorie so vielversprechend klingt, erweist sich in der Praxis oft als herausfordernder Weg.
Um diese Herausforderungen zu verstehen, die von technischen Hürden bis hin zu organisatorischen Komplikationen reichen, müssen wir genauer hinsehen. Im Folgenden werden die einzelnen Aspekte, die den Weg zur erfolgreichen Einführung eines FIS erschweren können, detailliert beleuchtet.

📌 Die Tücken wachsender Datenmengen

Ein zentrales Problem, mit dem Hochschulen bei der Einführung von FIS konfrontiert sind, ist das schiere Ausmaß der zu verwaltenden Datenmengen. Die Zahl der wissenschaftlichen Publikationen, Projekte und Kooperationen wächst stetig. Ein FIS muss nicht nur diese Masse an Informationen verarbeiten, sondern auch mit den verschiedensten Datenformaten und -quellen umgehen können. Oft sind die Daten in unterschiedlichen, voneinander isolierten Systemen (sogenannten "Datensilos") gespeichert – von der Personalabteilung über die Projektverwaltung bis hin zur Bibliothek. Die Integration dieser heterogenen Datenlandschaft ist eine Herkulesaufgabe. Hinzu kommt, dass die Datenqualität oft mangelhaft ist: Inkonsistente oder fehlende Angaben erschweren eine automatisierte Übernahme und erfordern eine mühsame manuelle Nachbearbeitung, was den Prozess verzögert und die Einführungskosten in die Höhe treibt.

📌 Mangelnde Akzeptanz und fehlende Integration

Ein weiteres Hindernis ist die mangelnde Akzeptanz bei den Forschenden und der Verwaltung. Ein FIS wird nicht selten als eine zusätzliche, zeitaufwändige administrative Last wahrgenommen. Die Eingabe von Daten in ein neues System erfordert Schulungen und eine Umstellung der Arbeitsabläufe, wofür die Zeit und die Motivation oft nur sehr begrenzt vorhanden sind. Zudem sind die meisten FIS nicht nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert. Schnittstellen zu anderen wichtigen Systemen wie dem Drittmittelverwaltungssystem oder dem Bibliothekskatalog fehlen häufig oder sind unzureichend. Dies führt dazu, dass die gleichen Daten mehrfach in verschiedene Systeme eingegeben werden müssen, was zu Fehlern führt und die Effizienz schmälert. Die Vision einer zentralen und automatisierten Datenverwaltung wird dadurch oft nicht erfüllt.

📌 Rechtliche Hürden und hohe Kosten

Die Einführung eines FIS ist nicht nur technisch komplex, sondern geht auch mit erheblichen rechtlichen Hürden und hohen Kosten einher. Der Umgang mit sensiblen Personendaten, etwa von Mitarbeitenden und Studierenden, erfordert eine strikte Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Systeme müssen so konzipiert sein, dass sie höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Zudem sind der Erwerb und Betrieb eines FIS zweifellos mit erheblichen Investitionen verbunden. Die Anschaffung, Wartung und der Personalaufwand für solche Systeme müssen daher sorgfältig kalkuliert werden, da sie einen bedeutenden Posten im Haushalt der Hochschulen darstellen. Aus diesem Grund ist die Auswahl des richtigen Systems eine strategische Entscheidung, die nicht leichtfertig getroffen werden kann, da ein späterer Systemwechsel extrem aufwändig und kostspielig wäre.

➡️ Die Herausforderung bleibt bestehen

Obwohl Forschungsinformationssysteme das Potenzial haben, die Verwaltung und Sichtbarkeit von Forschungsdaten zu revolutionieren, ist ihr Weg zur perfekten Lösung noch weit. Die Datensilos, die mangelnde Akzeptanz bei den Nutzern, fehlende Integration und die komplexen rechtlichen und finanziellen Rahmenbedingungen stellen Hochschulen vor großen Herausforderungen. Es bedarf einer sorgfältigen Planung, einer klaren Kommunikationsstrategie und einer intensiven Zusammenarbeit aller Beteiligten, um diese Hürden zu überwinden.

Trotz all dieser Hürden kann und muss das enorme Potenzial von Forschungsinformationssystemen genutzt werden, um Hochschulen bei den stetig wachsenden Datenmengen zukunftsfähig und agil zu machen. Ein FIS ist entscheidend, um die Sichtbarkeit der vielfältigen Forschungsaktivitäten einer Hochschule zu erhöhen. Indem es Publikationen, Projekte und wissenschaftliche Leistungen zentral bündelt, stärkt es das Profil der Hochschule in ihrem jeweiligen Forschungsbereich und verbessert ihre Reputation.

Zudem trägt ein FIS maßgeblich zu einer verbesserten internen Steuerung bei, indem es transparentes Reporting und fundierte Entscheidungsfindung auf allen Ebenen ermöglicht. Es vereinfacht die Prozesse für die externe Berichterstattung, etwa gegenüber Fördergebern oder bei Akkreditierungen, und reduziert so den bürokratischen Aufwand erheblich.

Letztlich fördert ein FIS die Zusammenarbeit, indem es Forschenden ermöglicht, sich gegenseitig zu finden und gemeinsame Projekte zu initiieren. So wird es zu einem unverzichtbaren Werkzeug, das Forschung sichtbar, verwaltbar und effizient macht.

Ein entscheidender Schlüssel, um die genannten Potenziale voll auszuschöpfen, ist die Kooperation. Hochschulen profitieren massiv, wenn sie nicht auf isolierte Insellösungen setzen. Besonders wertvoll ist die Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen und Verbünden, um Synergien zu nutzen und gemeinsam nachhaltige Lösungen zu entwickeln. Dies manifestiert sich unter anderem im Projekt CRIS.NRW in Nordrhein-Westfalen, bei dem mehrere Hochschulen an der kollaborativen Entwicklung einer gemeinsamen Infrastruktur für Forschungsinformationen arbeiten. Solche Verbundprojekte reduzieren nicht nur die Kosten für die einzelne Hochschule, sondern garantieren auch, dass die Systeme anschlussfähig bleiben und den komplexen Anforderungen des Wissenschaftsbetriebs gerecht werden.

Partnerschaften mit der Wirtschaft

Neben der Zusammenarbeit zwischen den Hochschulen sind auch Kooperationen mit Akteuren aus der Wirtschaft von wachsender Bedeutung. Unternehmen, die sich auf die Entwicklung komplexer Softwarelösungen spezialisiert haben, bringen eine unverzichtbare Expertise mit, um den vielschichtigen Bedürfnissen von Hochschulen gerecht zu werden. Die Produkte dieser Unternehmen sind darauf ausgelegt, heterogene Zielgruppen und hochkomplexe Anforderungen zu bedienen – genau das, was für eine effiziente FIS-Umgebung essenziell ist.

💡 Die Bedeutung maßgeschneiderter Schnittstellen

Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der Entwicklung maßgeschneiderter Schnittstellen, die die Lücken zwischen dem FIS und den bereits existierenden Systemen schließen. Diese Schnittstellen sind das Herzstück einer gelungenen Integration, da sie eine nahtlose und automatisierte Datenübertragung zwischen den verschiedenen Systemen ermöglichen und dabei die konkreten Nutzerbedürfnisse adressieren. Auf diese Weise tragen die Schnittstellen maßgeblich dazu bei, die zuvor beleuchteten Schwierigkeiten bei der Einführung eines FIS zu meistern.

Vor allem die Herausforderungen wachsender Datenmengen und unzureichender Datenqualität können durch die entsprechenden Schnittstellen effizient und nachhaltig gelöst werden. Ein ausgezeichnetes Beispiel dafür ist der HIO-Publisher. Diese Schnittstelle verbindet das FIS HISinOne-RES mit Content-Management-Systemen wie TYPO3. Der vom WEBTEAM LEIPZIG in Kooperation mit der Landesinitiative CRIS.NRW und der Universität Münster entwickelte HIO-Publisher ruft die Forschungsinformationen aus HISinOne ab, bereitet sie auf und stellt sie für die weitere Nutzung bereit. Dadurch können freigegebene Inhalte auf Knopfdruck auf der Hochschulwebsite veröffentlicht werden. Die Lösung sorgt nicht nur für die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien, sondern auch für die tägliche automatische Aktualisierung der veröffentlichten Daten. So müssen Informationen zu Publikationen, Projekten, Patenten, Habilitationen, Promotionen und weiteren öffentlichkeitsrelevanten Forschungsaktivitäten nicht mehr manuell auf der Website aktualisiert werden, nachdem sie bereits im FIS erfasst wurden. Der HIO-Publisher spart somit nicht nur enorme Zeit, sondern sichert auch die Datenqualität, da alle Informationen stets aus einer zentralen, verifizierten Quelle stammen.

Schnittstellen können zudem weitere bestehende Drittsysteme, wie beispielsweise Bibliotheksmanagementsysteme (BMS), E-Learning-Plattformen oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS) mit dem FIS verbinden und so eine umfassende und konsistente Datenlandschaft schaffen.

Auch die mangelnde Akzeptanz von FIS bei Verwaltung und Forschenden lässt sich durch den gezielten Einsatz von Schnittstellen deutlich minimieren. Sie lösen eines der Hauptprobleme: die doppelte Datenpflege. Wenn Schnittstellen wie der HIO‑Publisher die Datenübertragung automatisieren und die Inhalte zugleich für Suchmaschinen optimieren, erleben die Nutzerinnen und Nutzer einen sofortigen Vorteil. Sie sehen, dass die einmalig im FIS erfassten Daten automatisch auf der Website veröffentlicht werden. Diese Zeitersparnis, die durch den Wegfall manueller, repetitiver Arbeitsschritte entsteht, steigert die Effizienz erheblich und führt zu einer spürbar höheren Akzeptanz des Systems.

Die Herausforderungen bei der Einführung von Forschungsinformationssystemen (FIS) – sei es durch inkonsistente Daten, mangelnde Integration oder rechtliche Hürden – sind unbestreitbar, doch keineswegs unüberwindbar. Sie erfordern einen strategischen Ansatz, der auf Kooperation und der gezielten Entwicklung von Lösungen aufbaut. Die Zusammenarbeit zwischen Hochschulverbünden und Fachexpertinnen und Fachexperten aus der Wirtschaft ist entscheidend, um konkrete Probleme zu lösen. Auf Grundlage solcher Zusammenarbeit können unter anderem durchdachte Schnittstellen geschaffen werden, die die administrative Last reduzieren und zugleich die Datenqualität und Sichtbarkeit der Forschungsleistungen erhöhen. Solche praxisorientierten Werkzeuge sind der Schlüssel, um das volle Potenzial von FIS für die Digitalisierung der Datenverwaltung und Forschungsberichterstattung zu entfalten. Die Zukunft einer modernen, effizienten und transparenten Datenpflege an Hochschulen liegt nicht in isolierten Lösungen, sondern in einem vernetzten Ökosystem, das die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer in den Mittelpunkt stellt.

Von der Insellösung
zum vernetzten Ökosystem

📌 Die Tücken wachsender Datenmengen

📌 Mangelnde Akzeptanz und fehlende Integration

📌 Rechtliche Hürden und hohe Kosten

➡️ Die Herausforderung bleibt bestehen

Kooperation statt Insellösungen: Der Weg zu zukunftsfähigen Systemen

Partnerschaften mit der Wirtschaft

💡 Die Bedeutung maßgeschneiderter Schnittstellen

Fazit

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📌 Die Tücken wachsender Datenmengen

📌 Mangelnde Akzeptanz und fehlende Integration

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➡️ Die Herausforderung bleibt bestehen

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